Junior Logistics Agent/Agent Logistique Junior

Job Description

This position is a two-year contract.


PURPOSE:


The purpose of this position is to execute the operational needs to ensure that sufficient inventory levels are maintained at all depositories, that all methods of shipments and transfers are efficient (cost and time); and to keep key staff advised of potential short falls, or overstock situations, and react on the information accordingly. Also, to assist in the handling and management of all customers' complaints and official claims regarding shipments arranged by Kitco (incoming and outgoing), following up with the involved parties to resolve them in a timely manner.


This position includes contacting armored service providers on behalf of internal and external customers to ensure the best pricing possible. Assist with ongoing inventory monitoring and reporting for Collectables product line, making recommendations for re-order, communicating with Marketing as required for all inventory Marketing needs, and being responsible for any and all custom requirements and issues to ensure smooth clearing of products/ inventory into and out of all depositories/locations while adhering to Kitco standards and practices.


KEY RESPONSIBILITIES AND ACCOUNTABILITIES:
The responsibilities of this position include, but are not limited to the following:

• Adhere to all Kitco policies and procedures.
• Ensure that all dealings are done with the highest level of professionalism.
• Abide by all personnel policies as outlined in the Kitco handbook.
• Comply with Kitco's customer service standards.
• Escalate to team lead/supervisor as issues arise.
• Act as a backup to all other teams in the Logistics Division as required.

ESSENTIAL FUNCTIONS AND TASKS:

• Responsible for processing outgoing shipments, ensuring that the data in outgoing customer shipping instructions are correct and consistent with customer orders, and comply with service standards.
• Assist in the preparation and execution of transfers between depositories and ensuring policies and procedures for transfers are being followed:
  • Provides support in the processing of HK transfers for physical products.
  • Assist in the execution and processing of transactions and transfers for storage account orders (CAS) and relaying this information to the vaults.
  • Filling out the transfer costs in the Company internal system (Navision).
• Act as back-up to monitor Customer holding (CAS) to ensure accuracy.
• Handle customers' complaints regarding shipments of products (incoming and outgoing).
• Carry out anti-money laundering/counter-terrorist financing-related duties as required by compliance policy and procedures.
• Responsible for Waybill preparation.
• Provide armoured quotes for transfers and for external customers, and ensure they are executed efficiently.
• Assist in ensuring all documents are submitted to carrier for claims and follow-up in a timely manner.
• Book and process replacement transactions for customers
• Other duties as assigned.

REQUIRED SKILLS AND COMPETENCIES:

• Ability to prioritize and multitask.
• Vocational Certificate.
• 2+ years experience in similar role.
• Strong time management skills.
• Ability to work under pressure.
• Strong analytical skills.
• Strong customer service skills:
  • Listening, validating, and empathizing.
  • Capacity to deal with angry or difficult customers.
• Proven analytical skills.
• Results oriented.
• Self-motivated and proactive.
• Strong Computer/Internet skills (Microsoft Office and Outlook).
• Basic knowledge of SharePoint an asset.
• Strong interpersonal skills.
• Strong communication & organization skills.
• Reliable with respect to work consistency and time and attendance.
• Ability to adapt to change.
• Positive attitude and team player.
• Willing to learn and ability to catch on quickly.

Excellent skills in spoken and written English. This role requires daily communication in English. The employee works with suppliers, carriers, and logistics partners outside Quebec who operate exclusively in English, and uses documentation, systems, and written communications primarily in English to coordinate shipments and resolve operational issues.

Data Protection Policy:

Ce poste est un contrat de deux ans.

OBJECTIF:

L'objectif de ce poste est de répondre aux besoins opérationnels afin de garantir que tous les entrepôts disposent de niveaux de stocks suffisants, que toutes les méthodes d'expédition et de transfert sont efficaces (en termes de coût et de temps) et d'informer le personnel clé des éventuelles pénuries ou surstocks, afin de réagir en conséquence. Il s'agit également d'aider à traiter et à gérer toutes les plaintes des clients et les réclamations officielles concernant les expéditions organisées par Kitco (entrantes et sortantes), en assurant le suivi auprès des parties concernées afin de les résoudre dans les meilleurs délais.

Ce poste consiste également à contacter les prestataires de services blindés au nom des clients internes et externes afin d'obtenir les meilleurs prix possibles. Il s'agit également d'aider à la surveillance et au reporting continus des stocks pour la gamme de produits de collection, de faire des recommandations pour les réapprovisionnements, de communiquer avec le service marketing selon les besoins pour toutes les questions relatives au marketing des stocks, et d'être responsable de toutes les exigences et questions spécifiques afin de garantir le bon déroulement des opérations d'entrée et de sortie des produits/stocks dans tous les dépôts/sites, tout en respectant les normes et pratiques de Kitco.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET OBLIGATIONS:

• Les responsabilités de ce poste comprennent, sans s'y limiter, les suivantes:
• Respecter toutes les politiques et procédures de Kitco.
• Veiller à ce que toutes les transactions soient effectuées avec le plus haut niveau de professionnalisme.
• Respecter toutes les politiques du personnel telles que décrites dans le manuel Kitco.
• Se conformer aux normes de service à la clientèle de Kitco.
• Signaler tout problème au chef d'équipe/superviseur dès qu'il survient.
• Servir de remplaçant pour toutes les autres équipes de la division Logistique, au besoin.

FONCTIONS ET TÂCHES ESSENTIELLES:

• Responsable du traitement des expéditions sortantes, s'assurer que les données figurant dans les instructions d'expédition des clients sont correctes et conformes aux commandes des clients, et se conformer aux normes de service.
• Aider à la préparation et à l'exécution des transferts entre les dépôts et veiller à ce que les politiques et procédures relatives aux transferts soient respectées.
• Apporter son aide dans le traitement des transferts HK pour les produits physiques.
• Aider à l'exécution et au traitement des transactions et des transferts pour les commandes de comptes de stockage (CAS) et transmettre ces informations aux coffres-forts.
• Remplir les coûts de transfert dans le système interne de la société (Navision).
• Servir de soutien pour surveiller les avoirs des clients (CAS) afin d'en garantir l'exactitude.
• Traiter les plaintes des clients concernant les expéditions de produits (entrantes et sortantes).
• Accomplir les tâches liées à la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme, conformément à la politique et aux procédures de conformité.
• Responsable de la préparation des lettres de transport.
• Fournir des devis sécurisés pour les transferts et les clients externes, et veiller à ce qu'ils soient exécutés efficacement.
• Aider à garantir que tous les documents sont soumis au transporteur pour les réclamations et le suivi en temps opportun.
• Enregistrer et traiter les transactions de remplacement pour les clients
• Autres tâches assignées.

COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES:

• Capacité à établir des priorités et à mener plusieurs tâches de front.
• Certificat professionnel.
• Plus de 2 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Solides compétences en gestion du temps.
• Capacité à travailler sous pression.
• Solides compétences analytiques.
• Solides compétences en matière de service à la clientèle :
• Écouter, valider et faire preuve d'empathie.
• Capacité à gérer les clients mécontents ou difficiles.
• Compétences analytiques avérées.
• Orienté vers les résultats.
• Motivé et proactif.
• Solides compétences en informatique/Internet (Microsoft Office et Outlook).
• Connaissances de base de SharePoint, un atout.
• Solides compétences interpersonnelles.
• Solides compétences en communication et en organisation.
• Fiabilité en matière de cohérence dans le travail, de ponctualité et d'assiduité.
• Capacité à s'adapter au changement.
• Attitude positive et esprit d'équipe.
• Volonté d'apprendre et capacité à comprendre rapidement.
• Excellentes compétences en anglais parlé et écrit.

Ce poste exige une communication quotidienne en anglais. L'employé travaille avec des fournisseurs, transporteurs et partenaires logistiques situés à l'extérieur du Québec qui opèrent exclusivement en anglais, et utilise des systèmes, documents et communications écrites principalement en anglais pour coordonner les expéditions et résoudre les enjeux opérationnels.

Politique de protection des données :

About Kitco Metals Inc.:

Founded in 1977, Kitco Metals Inc. is headquartered in Montreal and has offices in New York and Hong Kong. Kitco is one of the largest retailers of precious metals in the world, and a specialized supplier of refining services. The company is an authorized reseller of products made by some of the most prestigious government mints. Kitco's website, the world's #1 precious metals reference, is visited by close to a million people every day. A leading industry innovator, Kitco was one of the first precious metal companies to offer free real-time market information applications for smart phones.