Technicien(ne) projets et administration

Job Description

MISSION DU POSTE

Le ou la Technicien(ne) projets et administration a pour mission d’assurer la gestion, la coordination et le suivi administratif et contractuel des projets de construction. Il ou elle agit comme point central entre les chargés de projet, les adjointes de projet, les fournisseurs et les sous-traitants afin de garantir que toute la documentation, les bons de commande, les contrats et les exigences de conformité soient complets, conformes et à jour tout au long du cycle de vie des projets. Ce poste contribue directement à la fluidité opérationnelle, à la conformité légale et à la saine gestion financière des projets.

RESPONSABILITÉS

GESTION ADMINISTRATIVE ET CONTRACTUELLE DES PROJETS

• Créer et maintenir les dossiers des fournisseurs et sous-traitants;
• Préparer, émettre, transmettre et archiver les bons de commande initiaux des sous-traitants;
• Préparer et gérer les bons de commande liés aux directives, ajouts, contre-charges et avenants des sous-traitants;
• Compléter, transmettre et faire le suivi des contrats des sous-traitants (ACC, contrats Devcor, au besoin);
• S’assurer que les bons de commandes et contrats des ST soient signés.
• Collecter, valider et maintenir à jour les documents de conformité (CCQ, CNESST, ARQ, RBQ, attestations d’assurance, assurance pollution lorsquapplicable au projet, procurations pour quittances et signature des bons de commandes et contrats, programmes de prévention);
• Préparer et transmettre les informations requises pour les dénonciations en début de projet;
• Assurer la traçabilité, le classement et l’archivage de tous les documents contractuels et administratifs;
• Soutenir les chargés de projet dans les suivis administratifs auprès des fournisseurs et sous-traitants;
• Collaborer avec les équipes afin d’assurer que les documents requis sont reçus avant l’émission ou la poursuite des travaux;
• Soutenir l’utilisation des plateformes de gestion de projet (ex. Procore) pour l’invitation des intervenants et la gestion documentaire;
• Envoi des invitations Procore aux intervenants lors de l’émission des bons de commande pour les nouveaux projets;
• Demande et suivi des dessins d’atelier et des fiches techniques lors de l’envoi des bons de commande et/ou des contrats.

SOUTIEN ADMINISTRATIF GÉNÉRAL

• Gérer, superviser et documenter les projets de construction;
• Répondre aux appels entrants et rediriger les demandes;
• Accueillir les visiteurs;
• Gérer la distribution du courrier et des colis;
• Effectuer le classement des comptes payables;
• Gérer l’inventaire et la commande de fournitures de bureau et de cartouches d’encre;
• Préparer et gérer les envois par service de messagerie.

EXIGENCES

• Diplôme en administration, bureautique, gestion de projets ou expérience équivalente;
• Expérience pertinente dans un environnement de construction, d’ingénierie ou de projets (atout important);
• Maîtrise des outils Microsoft Office (Outlook, Excel, Word);
• Aisance avec les systèmes de gestion documentaire ou plateformes de projets (ex. Procore et CTRL);