Laboratory Administrative Assistant

Job Description

Adjoint(e) administratif(ve) de laboratoire

Lieu : Saint-Laurent, QC

Type d’emploi : Temps plein

Horaire : Lundi au vendredi, de 9 h à 17 h 30

Salaire : 22,00 $ de l’heure

Description du poste

Notre client est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) de laboratoire pour son site de Saint-Laurent, Québec. Ce poste consiste à fournir un soutien administratif au gestionnaire de laboratoire et aux analystes, notamment en supervisant la réception, le traitement, l’enregistrement et la distribution des échantillons environnementaux.

La personne retenue jouera un rôle clé dans l’exactitude de la documentation, l’intégrité des échantillons et la transmission rapide des résultats aux clients.

Responsabilités principales

• Réceptionner les échantillons environnementaux et saisir la chaîne de traçabilité dans le système LIMS

• Vérifier que les documents des échantillons entrants sont complets et exacts

• Effectuer des contrôles de qualité afin d’assurer l’intégrité des échantillons

• Transférer les échantillons selon leur priorité vers les lieux de conservation appropriés

• Coordonner et effectuer les activités liées aux échantillons : expédition, réception, traitement et administration

• Générer des rapports et des factures; saisir les données des analystes pour produire les rapports finaux destinés aux clients

• S’assurer que les rapports finaux sont préparés et transmis aux clients dans les délais requis

• Répondre aux demandes des clients internes et externes par téléphone, courriel ou en personne

• Agir à titre de liaison entre les clients et le personnel du laboratoire

• Accomplir toute autre tâche connexe demandée par la direction

Exigences

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent

• Expérience en administration, saisie de données et service à la clientèle

• Maîtrise de la suite Microsoft Office

• Excellentes compétences en communication

• Capacité à travailler dans un environnement à volume élevé

• Excellente gestion du temps et sens de l’organisation

• Capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément avec un minimum de supervision

• Capacité de rester debout ou assis pendant de longues périodes

• Capacité de soulever jusqu’à 11 kg (25 lb)

Laboratory Administrative Assistant

Location: Saint-Laurent, QC

Employment Type: Full-Time

Schedule: Monday to Friday, 9:00 a.m. – 5:30 p.m.

Compensation: $22.00 per hour

Position Overview

Our client is seeking a Laboratory Administrative Assistant to join their team in Saint-Laurent, Quebec. This role provides administrative support to the Laboratory Manager and laboratory analysts, with primary responsibility for overseeing the receipt, processing, logging, and distribution of environmental samples.

This position plays a key role in ensuring accurate documentation, sample integrity, and timely reporting to clients.

Key Responsibilities

• Receive environmental samples and enter Chain of Custody information into the LIMS system

• Review all incoming sample documentation to ensure completeness and accuracy

• Perform quality control checks to ensure sample integrity

• Transfer samples according to priority to appropriate custody locations

• Coordinate and perform sample-related activities, including shipping, receiving, processing, and administration

• Generate reports and invoices; enter analyst data into the system for production of final client-ready reports

• Ensure final reports are prepared and results are communicated to clients in a timely manner

• Respond to internal and external client inquiries via phone, email, and in person

• Act as a liaison between clients and laboratory staff

• Perform other related duties as required by management

Qualifications

• High School Diploma or GED equivalent

• Experience in administration, data entry, and customer service

• Proficiency in Microsoft Office

• Strong communication skills with the ability to interact professionally with clients

• Ability to work effectively in a high-volume environment

• Strong organizational skills and effective time management

• Ability to multitask and prioritize with minimal supervision

• Ability to sit or stand for extended periods

• Ability to lift up to 25 lbs (11 kg)

Additional Information

• Candidates must reside within commuting distance of Saint-Laurent, QC

• Supplemental benefits and paid time off offered

• Equal opportunity employer