Commis aux comptes recevables et collection / Accounts Receivable and Collections Clerk

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Commis aux comptes recevables et collection

Domaine : Construction et immobilier

Emplacement : Gatineau / Ottawa

Statut : Permanent

Une entreprise familiale bien établie dans le domaine de la construction et de l’immobilier est à la recherche d’un commis aux comptes recevables et à la collection.

Relevant de l’équipe comptable, la personne sélectionnée jouera un rôle clé dans le suivi des paiements et la gestion des comptes clients. Elle collaborera étroitement avec les équipes de gestion et d’opérations afin d’assurer une communication efficace et une tenue rigoureuse des dossiers.

Dans un environnement en croissance, le poste s’inscrit au sein d’une petite équipe où la collaboration est essentielle. Le ou la titulaire devra faire preuve de rigueur, d’autonomie et d’un bon sens de l’organisation, tout en maintenant des relations professionnelles avec les autres départements de l’entreprise.

Ce rôle offre l’opportunité de contribuer activement au développement d’une organisation dynamique, tout en évoluant dans un cadre de travail stimulant et humain.

Principales tâches et responsabilités :

Recevables

• Faire quotidiennement la mise à jour de la base des données des résidents ;
  
• Rentrer les baux et les modifications subséquentes ;
  
• Répondre aux questions ou résoudre les problèmes reliés au service de l’équipe de comptabilité en traitant au besoin par téléphone ou par courriel avec les différents départements et/ou résidences ;
  
• Faire la facturation mensuelle dans le logiciel de HOPEM et facturation manuelle ;
  
• Saisir les informations via le logiciel de gestion (Hopem) et enregistrer les loyers, produire un état de compte et relancer aux responsables de Résidences la liste des locataires retardataires ;
  
• Faire les encaissements (PPA et Dépôts bancaires) ;
  
• Préparer les avis de renouvellement ;
  
• Faire le Suivi régulier des comptes à recevoir auprès des directeurs pour le résidentiel et les résidences;
  
• Faire du recouvrement pour les clients Commerciaux,
  
• Soumettre les dossiers en souffrance aux agences de collection, au besoin;
  
• Lettrer les comptes et résoudre les problèmes latents ;
  
• Soumettre dossier à la Régie du logement ou Tenant Board au besoin et documents pertinents;
  
• Préparer le tableau d’augmentation de loyer selon la Régie du Logement pour déterminer les augmentations de nos propriétés au Québec;
  

Général

• Éditer les rapports hebdomadaires ;
  
• Participer à l’élaboration et traitement et production de la paie ;
  
• Faire les déclarations de TPS/TVQ inhérentes à la facturation ;
  
• Faire les conciliations bancaires ;
  
• Veiller à ce que les valeurs, normes et standards de l’entreprise soient bien appliqués au quotidien en assurant les coûts de main d’oeuvre et des marchandises vendues
  
• Effectuer toute autres tâches connexes.
  

Habiletés et compétences pour exceller dans le rôle et profil recherché :

• Minimum cinq (5) ans d’expérience dans le domaine de recevables immobilier, facturation ET recouvrement;
  
• Bonne connaissance de la Régie du logement/Tenant Board et des lois applicables importantes;
  
• Bilingue : Français et Anglais
  
• Excellente habileté de communication et aime travailler en équipe;
  
• Souci du détail,
  
• Excellente capacité organisationnelle et capacité de travailler avec plusieurs tâches simultanément.
  
  

Avantages offerts :

• Salaire compétitif, selon expérience;
  
• Horaire de 40 heures/semaine;
  
• Possibilité de télétravail après l’intégration complète du poste;
  
• Programme de bonification;
  
• Vacances annuelles selon expérience;
  
• Assurances collectives complètes payées à 50 %;
  
• Cotisation de l’Ordre des CPA remboursée;
  
• Programme d’aide aux employés et télémédecine.
  

Comment postuler?

Postulez directement en ligne ou envoyez votre curriculum vitæ à rousseau.marie-eve@auray.com.

Veuillez prendre note que nous communiquerons seulement avec les personnes dont les candidatures seront sélectionnées. AURAY Talent, membre de Raymond Chabot Grant Thornton, et ses clients pratiquent l’équité en matière d’emploi. L’emploi du masculin dans ce document pour désigner des personnes a pour seul but d’alléger le texte.

Accounts Receivable and Collections Clerk

Industry : Construction and real estate

Location : Gatineau / Ottawa

Permanent position

A well-established family-owned company in the construction and real estate industry is seeking an Accounts Receivable and Collections Clerk.

Reporting to the accounting team, the selected candidate will play a key role in monitoring payments and managing customer accounts. They will work closely with property management and operations teams to ensure effective communication and accurate record-keeping.

In a growing environment, this position is part of a small team where collaboration is essential. The ideal candidate will demonstrate attention to detail, autonomy, and strong organizational skills, while maintaining professional relationships with other departments across the company.

This role offers the opportunity to actively contribute to the development of a dynamic organization, while working in a stimulating and people-focused environment.

RESPONSIBILITIES

Receivables

• Update the resident database daily;
  
• Enter leases and subsequent modifications;
  
• Answer questions or resolve problems related to the service of the accounting team by dealing as necessary by telephone or email with the different departments and/or residences;
  
• Do monthly invoicing in HOPEM software and manual invoicing;
  
• Enter the information via the management software (Hopem) and record the rents, produce an account statement and send the Residence managers the list of late tenants
  
• Make collections (PPA and bank deposits);
  
• Prepare renewal notices;
  
• Regular follow up with directors for residential accounts receivables;
  
• Collection for commercial accounts recevable;
  
• Submit files to collections agencies as needed;
  
• Letter accounts and resolve latent problems;
  
• Submit files to Régie du logement/Tenant Board as needed;
  
• Prepare yearly table to calculate rental increases per Regie du logement for Quebec properties;
  

General

• Edit and update weekly reports;
  
• Participate in the development, processing and production of payroll;
  
• Make the GST/QST declarations inherent to invoicing; Carry out bank reconciliations;
  
• Ensure that the company's values, norms and standards are applied on a daily basis by ensuring the costs of labor and goods sold
  
• Perform any other related tasks.
  
  

REQUIREMENTS

• Minimum five (5) years of experience in a receivables for property management/ownership, invoicing AND collection;
  
• Feel comfortable with the Regie du logement/Tenant Board and their general applicable laws;
  
• Bilingual French and English;
  
• Excellent communication skills and enjoys working in a team;
  
• Attention to detail,
  
• Excellent organizational skills and ability to work with multiple tasks simultaneously.
  
  

BENEFITS

• Competitive salary, based on experience.
  
• 40 hours/week schedule.
  
• Possibility of work from home after integration.
  
• Bonus program.
  
• 3 weeks of annual vacation, beginning at the start date.
  
• Comprehensive group insurance, of which 50% is paid.
  
• CPA Order contribution is reimbursed.
  
• Employee assistance program (EAP) and telemedicine.
  

APPLY

Apply directly online or send your resume to rousseau.marie-eve@auray.com.

Please note that we will only contact those whose applications are selected. AURAY Talent, a member of Raymond Chabot Grant Thornton, and its clients, practice employment equity.