Agent(e) administratif(ve) construction

Job Description

Habitations Pilon est une entreprise familiale œuvrant dans le domaine de la construction depuis plus de 30 ans. Reconnus comme Maître Constructeur Diamant par l'APCHQ et ayant obtenu la cote GCR AA, nous cherchons continuellement à nous dépasser Vous avez envie de vous investir au sein d'une entreprise familiale performante et reconnue dans son domaine?

Habitations Pilonest à la recherche d'un(e) Agent(e) administratif(ve), construction pour se joindre à son équipe. Voici l'occasion de relever des défis variés et stimulants.

NOTRE OFFRE

· Emploi permanent, temps plein ;

. Horaire flexible (de jour, lundi au vendredi: Fin le vendredi à midi) ;

· 37.5 heures par semaine ;

· Assurances collectives concurrentielles avec télémédecine ;

· Régime d'épargne retraite avec cotisation employeur ;

· Salaire à discuter selon expérience ;

· Plusieurs cours de sport offerts en entreprise ;

· Diverses activités offertes par l'entreprise ;

· Stationnement gratuit ;

· Belle ambiance de travail/ Rejoindre une équipe dynamique ;

· Date de début : Aussitôt que possible.

DESCRIPTION DU RÔLE

En tant qu'Agent(e) administratif(ve), construction au sein de notre équipe de construction, vous jouerez un rôle clé dans la gestion et la coordination des aspects administratifs et financiers liés à nos projets. Vous serez le point de contact principal pour les fournisseurs et les sous-traitants, tout en veillant à ce que les processus administratifs soient rigoureusement respectés et optimisés. Vous rapporterez directement de la Contrôleuse financière.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

· Gestion des bons de commande (Purchase order - PO) et contrats de construction : Création, révision et suivi des PO, en s'assurant que toutes les factures reçues correspondent aux bons de commande émis. Demander et suivre les corrections nécessaires auprès des fournisseurs ou sous-traitants.

· Suivi des dénonciations : Réviser et entrer les dénonciations dans le logiciel Maestro.

· Suivi des quittances: Assurer la réception et la conformité des quittances après chaque paiement et classer les documents de manière organisée.

· Ouverture de comptes : Gérer l'ouverture de comptes pour les nouveaux fournisseurs et sous-traitants.

· Suivi des dépenses : Effectuer le suivi des dépenses de la carte de crédit assignée et coordonner l'obtention des factures payées avec la carte de crédit.

· Processus mensuel d'approbation des paiements : Collaborer avec l'équipe des finances pour coordonner la signature des demandes de paiement mensuelles et l'obtention des attestations de conformité des travaux.

· Gestion des communications : Superviser la boîte courriel administrative et servir de point de contact principal avec les fournisseurs pour toute question ou demande liée aux projets.

· Vérification de conformité : S'assurer de l'obtention des lettres de conformité de la CSST et de Revenu Québec avant la libération des paiements finaux.

· Toute autre tâche connexe.

EXIGENCES REQUISES

· DEP en secrétariat (Atout) ou toute expérience pertinente en administration et construction.

· Minimum de 3 ans d'expérience dans un environnement de construction.

· Maîtrise de la Suite Office (Excel, Word, Outlook, TEAMS) et des logiciels de gestion de fichiers PDF.

· Connaissance des logiciels Maestro, Asana, SharePoint et Viridem (atout).

· Excellente maîtrise du français, à l'écrit et à l'oral.

· Excellent sens de l'organisation et des communications et souci du détail pour assurer un suivi rigoureux des tâches administratives.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Assurance Vision
• Congés payés
• Cotisation égale au RÉER
• Événements d'Entreprise
• Programme d'Aide aux Employés
• Régime de retraite
• RVER
• Stationnement sur place
• Tenue Décontractée

Expérience:

• construction : 3 ans (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel